Så byggde Fuze Media Stayo – ett modernt PMS-system för hotell och boendeanläggningar

Vad är ett PMS-system?

PMS står för Property Management System och är det centrala verksamhetssystem som används för att administrera ett hotell eller en annan boendeanläggning.

Ett modernt PMS-system kan bland annat användas för att hantera:

• bokningar och gäster
• rum, bäddar och tillgänglighet
• priser och prisplaner
• incheckning och utcheckning
• betalningar och återbetalningar
• fakturor och företagskunder
• housekeeping och underhåll
• bokningskanaler och integrationer
• rapporter och ekonomisk uppföljning

I många äldre hotellsystem är funktionerna uppdelade mellan flera olika program. Det leder ofta till dubbelarbete, manuella rutiner och information som inte hålls uppdaterad mellan systemen.

Utgångspunkten för Stayo var därför att skapa en gemensam plattform där hela gästresan kan hanteras – från den första bokningen till betalning, vistelse, utcheckning och ekonomisk uppföljning.

Ett PMS-system för flera typer av boendeanläggningar

Alla boendeanläggningar arbetar inte på samma sätt.

Ett traditionellt hotell säljer vanligtvis kompletta rum, medan ett vandrarhem även kan sälja enskilda bäddar. En camping eller stugby kan samtidigt behöva hantera stugor, lägenheter, campingplatser och andra typer av boendeobjekt.

Stayo har därför utvecklats för att kunna hantera flera typer av boenden, exempelvis:

• hotellrum
• lägenheter
• stugor
• vandrarhemsrum
• sovsalar och enskilda bäddar
• villor
• studios
• camping- och glampingboenden

Varje rumstyp kan konfigureras med kapacitet, antal vuxna och barn, bilder, bekvämligheter, grundpris och eventuella extrabäddar.

För vandrarhem och andra verksamheter som säljer enskilda bäddar finns även stöd för bäddplaceringar, könsindelade sovsalar och åldersbegränsningar.

Läs mer om Stayos funktioner för hotell och boendeanläggningar.

Flexibel bokningshantering och rumsplanering

Bokningshanteringen är kärnan i ett PMS-system. Därför har stor vikt lagts vid att skapa en flexibel modell som fungerar för både mindre boenden och verksamheter med mer avancerade bokningsflöden.

Stayo kan hantera:

• bokningar med flera rum
• flera gäster på samma bokning
• gruppbokningar
• företagsbokningar
• byte av rum under en vistelse
• bokning av enskilda bäddar
• tillfälliga bokningsreservationer
• blockerade rum
• underhållsperioder

Varje natt i en bokning kan prissättas och följas upp separat. Det gör det möjligt att hantera varierande priser under vistelsen, kampanjer, tillägg och andra prisjusteringar utan att den ursprungliga prisinformationen går förlorad.

Rums- och bäddtilldelningar hanteras med datumintervall. Det ger stöd för rumsbyten och hjälper systemet att förhindra att samma rum eller bädd bokas av flera gäster under samma period.

Prisplaner, måltidspaket och bokningsvillkor

Samma rum behöver ofta kunna säljas med flera olika erbjudanden.

Ett hotellrum kan exempelvis erbjudas som:

• endast rum
• rum med frukost
• halvpension
• helpension
• all inclusive

Därför har prisplanerna byggts som en separat del av Stayo. Varje prisplan kan innehålla egna regler för måltider, återbetalning, deposition, avbokning och betalningsvillkor.

Det gör att boendeanläggningen kan skapa flera erbjudanden för samma rumstyp utan att behöva duplicera rummet eller dess grundläggande information.

Dagliga priser och bokningsrestriktioner kan hanteras per datum, rumstyp och prisplan. Systemet kan bland annat hantera:

• minsta antal nätter
• högsta antal nätter
• stängt för ankomst
• stängt för avresa
• tillfälligt försäljningsstopp
• manuella priser
• externt synkroniserade priser

Det ger verksamheten bättre kontroll över både tillgänglighet och intäkter.

Housekeeping och underhåll i samma system

Ett modernt hotellsystem ska inte bara stödja receptionen. Även städpersonal och fastighetsansvariga behöver kunna arbeta effektivt i systemet.

Stayos housekeeping-funktioner kan användas för att skapa och hantera uppgifter för exempelvis:

• avresestädning
• löpande rumsstädning
• bäddbyte
• djuprengöring
• serviceuppgifter
• uppföljning av pågående arbete

Uppgifter kan tilldelas personal, prioriteras och följas från start till slutförande. De kan även kopplas till ett specifikt rum, en bädd eller en bokning.

Stayo innehåller dessutom stöd för felanmälningar, planerat underhåll och automatiska rumsblockeringar. Om ett rum inte kan användas eller säljas under en period kan det blockeras direkt i tillgängligheten.

Det minskar behovet av separata listor, kalkylblad och interna meddelandegrupper.

Betalningar, fakturor och ekonomisk uppföljning

För att ge en korrekt ekonomisk bild av varje bokning har Stayo utvecklats med stöd för folios, ekonomiska poster, betalningar, betalningsallokeringar och fakturor.

Systemet kan bland annat hantera:

• kortbetalningar
• betalningslänkar
• terminalbetalningar
• delbetalningar
• återbetalningar
• betalning mot faktura
• företagsfakturering
• kreditfakturor
• flera folios på samma bokning
• betalningsallokering mot folio eller faktura

Ekonomiska poster sparas tillsammans med information om belopp, moms, valuta, affärsdatum och ursprung.

Korrigeringar kan hanteras genom motposter i stället för att redan bokförda transaktioner skrivs över. Det ger en tydligare historik och bättre förutsättningar för ekonomisk uppföljning och integration med externa ekonomisystem.

Affärsdatum och night audit

Hotellverksamhetens ekonomiska dag följer inte alltid kalenderdygnet.

En betalning eller kostnad som registreras efter midnatt kan fortfarande tillhöra den föregående hotellnatten. Stayo har därför stöd för separata affärsdatum och konfigurerbar tid för night audit.

Det innebär att systemet kan skilja mellan:

• när en händelse faktiskt registrerades
• vilken affärsdag händelsen tillhör
• när en ekonomisk post bokfördes
• när verksamhetens dag ska avslutas

Detta är viktigt för att rapporter, intäkter, beläggning och bokföringsunderlag ska hamna på rätt dag.

Integrationer med bokningskanaler och ekonomisystem

Ett modernt PMS-system behöver kunna kommunicera med andra tjänster.

Stayo har därför byggts med en integrationsarkitektur som kan användas för bland annat:

• channel managers
• externa bokningskanaler
• iCal-flöden
• ekonomisystem
• betalningsleverantörer
• kortterminaler
• digitala låssystem
• e-post och SMS
• webhooks
• externa API

Systemet innehåller bland annat stöd för integration mot Channex och en struktur för synkronisering med ekonomisystem som Fortnox och Visma.

För att integrationerna ska fungera stabilt används köhantering med återförsök, idempotens och låsning av pågående jobb. Det minskar risken för att samma bokning, betalning eller externa händelse behandlas flera gånger.

Digital incheckning och smarta lås

Gästens upplevelse börjar ofta redan före ankomsten.

Stayo har stöd för digital incheckning där gästen kan lämna nödvändiga uppgifter och acceptera villkor innan vistelsen börjar.

Systemet kan även användas tillsammans med digitala låssystem för att skapa och skicka:

• dörrkoder
• PIN-koder
• digitala nycklar
• länkar till externa låstjänster

Åtkomsten kan tidsbegränsas utifrån bokningens ankomst- och avresedatum.

Det minskar den manuella administrationen och gör det möjligt för hotell och andra boendeanläggningar att erbjuda självincheckning även när receptionen är obemannad.

Automatiserad gästkommunikation

Gästkommunikation är en viktig del av upplevelsen både före, under och efter vistelsen.

Stayo har stöd för meddelandemallar och automatiseringsregler som kan användas för att skicka information via e-post eller SMS.

Det kan exempelvis handla om:

• bokningsbekräftelser
• betalningsinformation
• information inför ankomst
• instruktioner för digital incheckning
• dörrkoder och åtkomstinformation
• information under vistelsen
• påminnelser inför utcheckning
• uppföljning efter avslutad vistelse

Kommunikationen kan kopplas till bokningen och gästen, vilket gör det möjligt att följa vad som har skickats och om leveransen har lyckats.

Utvecklat för flera anläggningar

Stayo är utvecklat som ett multi-tenant-system. Det innebär att flera organisationer och boendeanläggningar kan använda samma tekniska plattform samtidigt som deras information hålls separerad.

En organisation kan administrera flera anläggningar med egna:

• rum och rumstyper
• priser och prisplaner
• gäster och företag
• användare och behörigheter
• integrationer
• rapporter
• fakturainställningar
• valutor
• tidszoner

Det gör systemet lämpligt både för enskilda hotell och för hotellgrupper som vill samla flera anläggningar i samma plattform.

Säkerhet och behörighetsstyrning

Ett PMS-system hanterar personuppgifter, betalningsinformation och affärskritiska uppgifter. Säkerhet och behörighetsstyrning har därför varit en central del av utvecklingen.

Stayo använder rollbaserade behörigheter och databassäkerhet för att begränsa vilka uppgifter varje användare får läsa eller ändra.

Känsliga funktioner hanteras server-side och viktiga förändringar kan registreras i granskningsloggar.

API-nycklar lagras som hashade värden och kan begränsas med:

• behörighetsområden
• giltighetstid
• anropsgränser
• test- och produktionsmiljö
• möjlighet till återkallning

Det skapar en stabil grund för både interna funktioner och framtida integrationer.

Ett modernt PMS med utrymme att växa

En viktig del av uppdraget var att inte bara utveckla de funktioner som behövs idag. Stayo behövde också kunna utvecklas när verksamheterna växer och nya behov uppstår.

Plattformen innehåller därför stöd för bland annat:

• funktionsflaggor
• abonnemangsplaner
• tilläggstjänster
• API-åtkomst
• automatiseringsregler
• webhooks
• rapportering
• integrationsköer
• import av bokningar och gäster

Den modulära strukturen gör att nya funktioner kan läggas till utan att den grundläggande bokningsmodellen behöver byggas om.

Från verksamhetsbehov till färdig SaaS-plattform

Utvecklingen av ett PMS-system kräver mer än ett snyggt bokningsgränssnitt.

Systemet måste samtidigt hålla reda på tillgänglighet, ekonomi, gäster, personal, integrationer och historik. Flera användare och externa system kan dessutom försöka uppdatera samma information samtidigt.

Fuze Medias arbete med Stayo har därför omfattat:

• kravanalys
• systemarkitektur
• databasmodellering
• utveckling av användargränssnitt
• boknings- och inventeringslogik
• behörighetsstyrning
• betalningsflöden
• integrationer
• automatisering
• testning och kvalitetssäkring

Resultatet är en modern PMS-plattform som kan anpassas till flera typer av boendeanläggningar och fortsätta utvecklas i takt med kundernas behov.

På vår sida om webbutveckling och digitala system kan du läsa mer om hur Fuze Media arbetar med moderna och verksamhetsanpassade webblösningar.

Letar du efter ett modernt PMS-system?

Stayo samlar bokningar, rum, gäster, betalningar, housekeeping, fakturering, gästkommunikation och integrationer i ett gemensamt system.

Besök stayo.se för att läsa mer om systemets funktioner och hur Stayo kan förenkla arbetet för hotell och andra boendeanläggningar.

Behöver ditt företag hjälp med att utveckla ett bokningssystem, affärssystem eller en skräddarsydd SaaS-plattform? Kontakta Fuze Media för att diskutera hur vi kan omvandla verksamhetens behov till en skalbar digital produkt.